Как пишут сопроводительные письма в Канаде и США
Сопроводительное письмо – это один из документов, который наиболее часто встречается в деловой корреспонденции любых фирм, организаций и отдельных граждан. В Канаде и США, как и во многих других развитых странах, принято писать сопроводительные письма практически для всех видов почтовых и Е-мэйл отправлений, содержащих какие-либо документы. Отсюда и разнообразие стилей написания сопроводительных писем.
Далее мы будем говорить о сопроводительных письмах, которые посылают вместе с резюме в процессе поиска работы.
Прежде всего следует отметить, что посылать одно резюме (CV) без сопроводительного письма не принято, и 100% таких резюме попадает в мусорное ведро.
Для чего нужно сопроводительное письмо? – Дело в том, что ваши бумаги попадут на стол в отделе кадров, где уже находится более сотни подобных заявлений. Соответственно работник в отделе кадров тратит около 30 – 50 секунд, чтобы ознакомиться с очередным заявлением. И первым читается 1 – 2 абзаца сопроводительного письма. В добавок он совершенно не специалист в той области, куда вы устраиваетесь.
Поэтому сопроводительное письмо должно быть кратким но убедительным обоснованием того, почему именно вас должны принять на эту работу, а не кого-то из остальных кандидатов, тоже имеющих необходимое образование и опыт.
Это самая главная и трудная часть письма, требующая тщательного изучения текста объявления, ваших навыков, образования и главное ваших достижений.
Помня, что предварительный отбор осуществляет работник отдела кадров, который совсем не специалист в вашей области, в резюме и письме используйте ключевые слова, описывающие вашу профессию, какие были использованы в объявлении.
Кроме того, письмо должно быть написано в строгом бюрократическом стиле, обязательно содержать адрес фирмы, должность и имя человека, кто будет читать ваши бумаги, так же должны быть указаны ваши адрес, телефон и Е-мэйл.
В заключительной части можно вежливо попросить назначить интервью.
Обьем письма – обычно 3 – 4 параграфа, чуть более половины одного листа. Сверху напишите кому вы адресуете это письмо, потом обычно указывают дату, далее – текст письма, снизу можно поместить ваши координаты и завершает письмо ваша подпись, рядом должны быть напечатаны ваши имя, фамилия и если есть – титул (Dr.; Ph.D.; M.Sc…).
Совершенно очевидно, что текст письма и резюме должен быть написан АБСОЛЮТНО грамотно, без единой грамматической или стилистической ошибки.
Поэтому не стесняйтесь просить друзей, у кого английский или французский язык родной, проверить ваши бумаги.
Опять повторяю, что главная часть письма – это доказательство того, почему именно вас должны нанять на работу. Я приведу ниже несколько примеров писем, но по правде говоря эта часть письма должна быть написана строго индивидуально – в соответствии с вашими образованием, опытом работы и достижениями, а так же в строгом соответствии с текстом объявления. Это получается не сразу, поэтому не удивляйтесь, что практически все ваши письма не достигают цели. Учитесь...
Учитывая все выше сказанное, наиболее разумный и эффективный способ написания письма и резюме, по крайней мере в первое время жизни в Канаде – воспользоваться профессиональной помощью.
Далее я привожу выдержки из рекомендаций по написанию писем из www.vault.com , в целом касающихся их формальной организации и стиля...
Date (дата)
Помещение даты, все равно в каком месте письма - полностью на ваше усмотрение. Однако если вы решили использовать дату в письме, потрудитесь чтобы это было сделано правильно. Обычно указывают месяц, день и год. Можно указать и день недели, тогда его ставят первым: Tuesday, July 7, 2000. (Европейцы обычно указывают сначала день потом месяц, что тоже часто встречается, поэтому написание даты только цифрами может быть непонятным. Например 4/7/00 означает April 7, или July 4?)
Имя и адрес
Ваше имя и адрес должны быть точно такими же как и на резюме. Однообразие касается и того, как адрес написан , например если в резюме написано авеню, его нельзя назвать Аве. или Улицей в письме.
Your header can be displayed centrally, just like the resume header -- including your name in a larger and/or bolded font. But in most cases, the heading is either left justified or left justified and indented to the far right hand side of the page.
If you choose to list your phone number, make sure that you don't list it redundantly somewhere else on the page.
Next comes the address of the person you are writing. In many circumstances you'll have the complete information on the person you're trying to contact, in which case you should list it in this order:
However, in many cases, you have less than complete information to go on. This is particularly true when responding to an advertisement. If you have an address or phone or fax number but no company name, try a reverse directory, such as the on-line GTE Superpages (http://superpages.gte.net/), which lets you trace a business by either its address or phone number.
When you're trying to get a name of a contact person, calling the company and asking the receptionist for the name of the recipient (normally, though not always, head of HR) may work. But usually, companies don't list this information because they don't want you calling at all. So if you call, be polite, be persistent, ask for a contact name, say thank you and hang up. Don't identify yourself. If you have questions, wait until the interview.
If you don't get all of the info, don't worry. There are several salutations to use to finesse the fact that you've got no idea who you're addressing. Some solutions are:
To
whom it may concern:
A bit frosty, but effective.
Dear Sir or Madam: Formal and fusty, but it works.
Sirs: Since the workforce is full of women, avoid this outdated greeting.
Omitting the salutation altogether: Effective, but may look too informal.
Good morning: A sensible approach that is gaining popularity.
Format
Unlike the resume, the cover letter offers the writer significant room for flexibility. Successful cover letters have come in various different forms, and sometimes cover letters that break rules achieve success by attracting attention. But most don't. Here's some basic guidelines on what information the body of a cover letter should deliver.
First paragraph
To be successful, this first paragraph should contain:
I
am a (your identifying characteristic)
+
I am a (your profession)
+
I have (your years of experience or education)
+
I have worked in (your area of expertise)
+
I am interested in (what position you're looking for)
And thus a killer first paragraph is born.
Middle paragraph (s)
The middle paragraph allows you to move beyond your initial declarative sentences, and into more expansive and revealing statements about who you are and what skills you bring to the job. This is another opportunity to explicitly summarize key facts of your job history. The middle paragraph also offers you the opportunity to mention any connection or prior experience that you may have with the company.
Tell the employer in this paragraph how, based on concrete references to your previous performances, you will perform in your desired position. This does not mean making general, unqualified statements about your greatness such as "I'm going to be the best you've ever had" or my "My energetic multi-tasking will be the ultimate asset to your company."
Comments should be backed up by specific references. Try something along the lines of "My post-graduate degree in marketing, combined with my four years of retail bicycle sales would make me an strong addition to Gwinn Cycles' marketing team."
Or: "Meeting the demands of a full-time undergraduate education, a position as student government accountant, and a 20-hour-a-week internship with Davidson Management provided me with the multi-tasking experience needed to excel as a financial analyst at Whittier Finance."
Many advertisements ask you to name your salary requirements. Some avoid the problem altogether by ignoring this requirement, and this may be the safest route ? any number you give might either price you out of a job (before you have the chance to negotiate face-to-face at an interview). Alternatively, you might be pegged at a lower salary than you might otherwise have been offered. If you must give a salary requirement, be as general as possible The safest bet is to offer as general a range as possible ("in the $30,000s"). Put the salary requirement at the end of the paragraph, not in your first sentence.
Some cover letter writers use another paragraph to describe their accomplishments. This makes sense if, for example, your experience lies in two distinct areas, or you need to explain something that is not evident on your resume, such as "I decided to leave law school to pursue an exciting venture capital opportunity" or "I plan to relocate to Wisconsin shortly." Do not get overly personal &$150; "I dropped out of business school to care for my sick mother" is touching, but will not necessarily impress employers.
Final paragraph
The final paragraph is your fond farewell, your summation, a testament to your elegance and social grace. This should be the shortest paragraph of the letter. Here, tell your readers you're pleased they got so far down the page. Tell them you look forward to hearing from them. Tell them how you can be reached. Here's some sample sentences for your conclusion.
Thank you sentences:
Thank you for your time.
Thank you for reviewing my qualifications.
Thank you for your consideration.
Thank you for your review of my qualifications.
Way too much:
It would be more than an honour to meet with you.
A note of confidence in a callback:
I
look forward to your reply.
I look forward to hearing from you.
I look forward to your response.
I look forward to your call.
Over the top:
Call me tomorrow, please.
___________________________________
Удачного вам поиска работы.
Олег Непочатых.
Copyright © 2003
Canada - Russia Friendship Society. All rights reserved.
Revised: September 08, 2004.